לאחר זמן יחסית רב שלא היה לי זמן לרוקן את תיבת המייל, הצטברה לי כמות די גדולה של מיילים-220 מיילים

לאחר מעבר על כל המיילים, ושמירה בארכיון של כל המיילים שעלולים להיות רלוונטים ומחיקה של השאר (ראו http://content.reviveyourinbox.com/05-email-organization-clean-up-your-inbox.html) נשארתי עם

אז התחלתי לעבור עליהם ולשים בארכיון או למחוק בלבד. תוך בערך שעה, הורדתי בערך 130. נשארו 86 מיילים.

כעת לשלב הבא, מיילים שצריכים טיפול קצר בלבד.

http://content.reviveyourinbox.com/06-email-reminders-deferring-a-message-for-later.html

הדרכה של יום 6 – הקפצה של מיילים לטיפול עתידי – לזמן שלהם

לפי ההדרכה של יום 6, 37% מהמיילים אינם לטיפול מיידי, בעבר הייתי מקפיץ גם מיילים שאין לי זמן לטפל בהם, אבל כעת, אני משתדל להקפיץ רק מיילים שבאמת נזקקים לטיפול עתידי.

היו: 66 מיילים (20 היו טלפונים שצריך לעשות)

נותרו – 27 מיילים. כך ש59% מהמיילים היו לטיפול עתידי (היו גם כמה שסתם היה אפשר להוריד לגמרי)

מה שאני הוספתי:

א. אני בדרך כלל מוסיף מה צריך לעשות עם המייל הזה

ב. אני משתדל לדחות אותו יותר ממה שנראה לי הגיוני, כך זה מרווח לי את הלו”ז

התחלה: 21:32

סיום: 22:00

נותרו לי לאחר עוד קצת טיפול – 22 מיילים

כעת המשימה היא לענות למיילים בקצרה.

http://content.reviveyourinbox.com/08-five-sentences-short-effective-email-writing.html

מה הרעיון: לנסות לענות יותר בקצרה, למיילים שהם פחות דורשים טיפול.

מיילים שדורשים תשובה יותר ארוכה – הם משימות ולא מיילים. ולכן צריכים לתת להם סדרי עדיפיות.

The advantages to writing short emails:

• It helps you focus on the purpose of your response
• Your emails are clearer and shorter, which reduces miscommunication
• Your emails are faster to create and proof-read, which reduces time spent composing email
• It sets the expectation that short emails are okay, which can result in faster communication

יתרה:22

סיום:  15

הרוב היו מיילים שבמילא היו צריכים להיות מורדים. אעשה את הבדיקה בהזמנות אחרת

היום הבא – מסמן איך לעבוד על המיילים.

http://content.reviveyourinbox.com/09-ultimate-email-management-system.html

הסבר מאד פשוט:

1. אין צורך לעשות איתו משהו – לשים אותו בארכיון או למחוק
2. לא ניתן לטפל בו היום – להקפיץ
3. ניתן לטפל בו היום:

א. תוך פחות מ3 דקות – לטפל בו

ב. יותר מ3 דקות – לדלג עליו (יותר מאוחר – נכניס אותו לתור משימות)

טוב, אז תוך פחות מ5 דקות, עברתי על המיילים, ואת כולם חלקתי לרמת עדיפיות.

הבעיה היא שיש לי שם יותר מדי דברים, וזה לא מטופל

נתחיל לטפל בזה בעז”ה

ננסה לרשום כל יום כמה הועברו למשימות ולהוציא אותה כמות

היום הכנסנו 10 בערך

כרגע יש שם 67

קיצור דרך לחיפוש: מרמה חמש ומעלה

רק מרמה 7 ומעלה:62

רק מרמה 8 ומעלה: 28

רק רמה 9: 15

https://mail.google.com/mail/u/0/?shva=1#apps/%28label%3A5%29+OR+%28label%3A6%29+OR+%28label%3A7%29+OR+%28label%3A8%29+OR+%28label%3A9%29

יום 2:

טיפול והקפצה ותשובות

התחלה: 21:31, סיום 21:45, 13 דקות.

כמות: 23

יתרה: 9

כעת, אם המשימה יותר מ15 דקות, יש לציין מה החמש דקות הראשונות.

אני פשוט מוסיף הערה. בצירוף #ארכיבDD בהתחלה, שאומר שיש לשים את ההודעה בארכיון כאשר היא קופצת בתאריך DD